Home     Weblog     Kontakt     über mich     Impressum	anwalt-training.de Rhetorik-Training für Mandantengespräche

Seminare Inhouse Schulungen Persönliches Coaching Testing [Referenzen] Links Für Mandanten

Referenzen Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir, in Absprache mit unseren Kunden, die Namen der Rechtsanwälte und Kanzleien nicht bekannt geben. Nachfolgend finden Sie eine Auswahl an Tätigkeiten beschrieben. Sie stehen exemplarisch für typische Problemfälle und Lösungen. Gesprächsvorbereitung: Umschalten von der Aktenarbeit auf das Mandantengespräch Unser Kunde ist ein bereits erfahrener Einzelanwalt in einer Großstadt in Nordrhein-Westfalen (Rheinland), der hauptsächlich im Öffentlichen Recht tätig ist. Neue Mandanten erhielt er bislang hauptsächlich über Empfehlungen, welche seit einiger Zeit immer weniger wurden. Bislang war ihm die „Aktenarbeit“ viel lieber gewesen, als Mandantengespräche zu führen. Seine neuen Mandanten waren häufig „entsetzt“ über das Chaos in seinem Büro. Durch seine Mandantengespräche hetzte er sich und seine Mandantschaft im Sprintverfahren durch. Dies deshalb, weil er bezüglich der Bearbeitung seiner anderen Mandate unter enormen Zeitdruck stand. Natürlich spürten seine Mandanten deutlich, dass er sich nur wenig und widerwillig Zeit für sie nahm. Dementsprechend fühlten sich viele seiner Mandanten abgefertigt, „verwaltet“ und kaum verstanden. Man kann zu Recht sagen, dass ihm das Umschalten in die „Dienstleisterhaltung“ schwer fiel. Hinzukam, dass nicht nur weniger neue Mandanten kamen, sondern sich auch zunehmend alte Mandanten von ihm abwandten. Wir erhielten den Auftrag, dem Rechtsanwalt Möglichkeiten aufzuzeigen, wie er sich schnell auf die Bedürfnisse seiner Mandanten einstellen kann. Es kam ihm darauf an, dass seine Mandanten möglichst schnell Vertrauen in seine Person und seine Kompetenz bekommen. Seine Mandantschaft sollten nicht nur mit seiner Arbeit, sondern rundum zufrieden sein. Zunächst wurde in einem kostenlosen Vorgespräch geklärt, welche Ergebnisse anzustreben sind. Dann wurde mit Einwilligung des Mandanten bei einem Erstgespräch hospitiert und das Gesprächsverhalten des Rechtsanwaltes „getestet“. Direkt im Anschluss daran wurde ihm ein Feedback gegeben und konkrete Verbesserungsvorschläge gemacht. Es wurde vereinbart, dass er innerhalb eines definierten Zeitraumes, die auf ihn zugeschnittenen Maßnahmen umsetzen sollte. Schließlich wurden noch zwei persönliche Coachingstunden im Abstand von 2 Wochen zur Festigung und Vertiefung der gewonnenen Fähigkeiten angesetzt und durchgeführt. Innerhalb dieses Monates konnte uns der Rechtsanwalt bei „Notfällen“ kostenlos kontaktieren. Der erfahrene Rechtsanwalt war überrascht wie schnell und mit welch einfachen Methoden er von nun an seine Mandantengespräche in der Art führen konnte, dass es nicht nur für ihn ein Genuss, sondern auch für seine Mandanten eine Freude war, mit ihren „Problemen“ zu ihm zu kommen. Dies wurde von unserem Kunden zunächst nicht für möglich gehalten. Die Folge war ein Ansteigen der Empfehlungen, was sich spürbar im Kanzleiumsatz niederschlug. Aufbau eines Erstmandantengespräches Unsere Kundin ist eine Junganwältin aus Nordrhein-Westfalen (Ruhrgebiet), die gerade mit Ihrer Tätigkeit begonnen hat. Mit allen Herausforderungen und Schwierigkeiten des Jungunternehmerinendaseins konfrontiert, hatte sie sich bislang nicht um den Aufbau eines Erstmandantengesprächs gekümmert. Es ging ihr von vorn herein darum, kein „Lehrgeld“ zu zahlen. Sie wollte bereits zu Beginn ihrer Tätigkeit, souverän mit dem „Thema Geld“ umgehen. Das sollte eine Vergütungsvereinbarung auf Stundensatzbasis und eine angemessene Vorschusszahlung beinhalten. Zuerst simulierten wir ein Mandantenerstgespräch, um unmittelbar einen Eindruck von den „Stärken und Schwächen“ zu erhalten. Dann vermittelten und trainierten wir mit der Rechtsanwältin in einem Einzeltraining die von uns entwickelten 7 Phasen des Mandantenerstgespräches anhand von konkreten Formulierungsvorschlägen. In ihren Arbeitsunterlagen bestimmte sie die für sie stimmigen und passenden Formulierungen. Zum Schluss trainierten wir noch ihre Schlagfertigkeit. So gewappnet konnte sie etwas beruhigter und gelassener in ihre Selbständigkeit starten. Sie besitzt nun die Fähigkeit, das Gespräch erfolgreich auf Vergütungsvereinbarung und Vorschuss hinzuführen und die Stärke, wirtschaftlich unrentable Mandate von vorn herein erst gar nicht anzunehmen. Strategische Ausrichtung / Positionierung der Kanzlei Unser Kunde ist eine typische Zweierkanzlei (eine Rechtsanwältin, ein Rechtsanwalt) in einer mittelgroßen Stadt in Nordrhein-Westfalen (Rheinland/Eifel). Sie sind hauptsächlich im Familienrecht, Baurecht, Arbeitsrecht und Strafrecht tätig. In erster Linie kam es dem Kunden darauf an, sich so weit wie möglich zu spezialisieren und sich in diesem kleinen Segment einen Namen als Experten zu machen. Darüber hinaus wollte er sich einen Namen als „Vergleichsexperte“ machen. Im Mandantengespräch sollte ein (rechtlich zulässiges) Vergütungsmodell vereinbart werden, welches sich auch an das Ergebnis der Vergleichsverhandlungen orientieren würde. Zu Beginn wurde an einem Tag mit einem Brainstorming der Prozess der Spezialisierung auf Kernkompetenzen eingeleitet. An einem zweiten Tag wurden Strategien der Vergütungsvereinbarung und der gerichtlichen- und außergerichtlichen Vergleichsverhandlung trainiert. Die gedankliche Vorarbeit für die Umsetzung der Spezialisierung dauert in der Regel vier Tage und wird an zwei Wochenenden geleistet. Mit unserem Kunden wurde jedoch vereinbart, dass die Umstellung der Tätigkeit auf die Kernkompetenz innerhalb von zwei Jahren zu fünfzig Prozent abgeschlossen sein soll. Während dieser Zeit würden wir die Kanzlei bei der Umstellung begleiten. Das Training der „Vergleichsverhandlung“ machte sich bereits in der darauf folgenden Woche bezahlt. Da der überwiegende Teil der Anwaltschaft (und auch der Richterschaft) in diesem Bereich ungeschult agiert, bedeutet der Vorsprung unseres Kunden an Wissen und Fähigkeiten bares Geld. Dieses antrainierte Wissen macht sich auch im Umgang mit „problematischen“ Mandanten bezahlt. Einwände, Bedenken und Druck seitens der Mandantschaft werden nun gemeistert. Als weiteres „Servicemerkmal“ entschied sich unserer Kunde für die best mögliche Kostentransparenz. Dazu zählt auch die Vorabinformation, welche (Anwalt-)kosten im Vergleichsfalle auf die Mandanten zukommen könnten. Ziel ist es, dem Mandanten durch optimale Beratung in die Lage zu bringen, tatsächlich „Herr der Verfahrens“ zu sein. Natürlich werden dadurch die Beratungen zeitintensiver und schlagen sich in einem leicht erhöhten Stundensatz nieder. Die Mandantschaft unseres Kunden dankte ihm jedoch die Offenheit, Beratung und Transparenz mit einem enormen Zuwachs an Empfehlungen. Einheitliche Gesprächsabläufe Unser Kunde ist eine Kanzlei mit drei Anwälten in einer Kleinstadt in Nordrhein-Westfalen (Bergisches Land) mit den Schwerpunkten Arbeitsrecht, Familienrecht und Gesellschaftsrecht. Wir erhielten den Auftrag, das Gesprächsverhalten der einzelnen Rechtsanwälte zu erfassen und danach im Hinblick auf Einheitlichkeit und Effizienz zu optimieren. Zunächst wurden die Gesprächsabläufe analysiert. Dies geschah durch Hospitation und Gesprächssimulation mit einer Schauspielerin. Anschließend wurden in einer offenen Gesprächsrunde die Ergebnisse den drei Rechtsanwälten mitgeteilt. In einer anschließenden Diskussion wurden die besten Inhalte als zukünftiger Standard anvisiert. In einem folgenden Brainstorming wurden die Inhalte zukünftiger Mandantengespräche weiter konkretisiert. Zwei Wochen später wurden der Kanzlei die Eckpfeiler für ein einheitliches Gesprächsverhalten mit konkreten Verhaltensvorschlägen und Formulierungshilfen präsentiert. Diese sind so gestaltet, dass genügend Raum für die individuellen Vorlieben der einzelnen Rechtsanwälte übrig bleibt. Weiterhin wurde auf besonderen Wunsch des Kunden seinen Rechtsanwalts- gehilfinnen ein Leitfaden an die Hand gegeben wie sie souverän und professionell den „Preisanfragen“ am Telefon begegnen können. Inzwischen hat die Kanzlei auch die serviceorientierten Inhalte erfolgreich umgesetzt. Im Empfang, Bewirtung und Verabschiedung hebt sich diese Kanzlei deutlich von dem oft ungelenken Service auch erfahrener Kanzleien ab. Darüber hinaus hat sich diese Kanzlei dafür entschieden, nach Verfahrensabschluss konsequent ein kostenloses Nachgespräch zu führen - oftmals in den Räumlichkeiten der Mandanten. Der damit verbundene Zeitaufwand wird als Marketingmaßnahme verbucht. Von den Mandanten werden Feedback (und Verbesserungsvorschläge) eingeholt. So konnte mit der Zeit das gesamte Kanzleimanagement immer mehr verbessert werden. Begeisterte und zufriedene Mandanten sind das Ergebnis. Langfristige Zusammenarbeiten wurden so in die Wege geleitet. Auch hier stiegen die Empfehlungen sprunghaft an. Kontrolle und Verbesserung des Gesprächsverhaltens Unser Kunde ist eine Sozietät mit drei Soziussen und ca. zwanzig angestellten und freiberuflich auf Honorarbasis tätigen Rechtsanwälten. Ein Leitfaden für Mandantengespräche besteht bereits. Die Kanzleiinhaber möchten das Gesprächsverhalten mit Einverständnis ihrer Rechtsanwälte kontrollieren, analysieren und verbessern. Mit einer Schauspielerin, die in verschiedene Rollen schlüpfte, wurden mit allen Rechtsanwälten Testgespräche mit sofortigem Feedback durchgeführt. Die „Problemfelder“ wurden gesammelt. Die Lösungen wurden in zwei Inhouse-Tagesseminaren mit jeweils 10 Teilnehmern erarbeitet und trainiert. Nach zwei Wochen wurden die Testgespräche mit der Schauspielerin wiederholt. Jeder Rechtsanwalt erhielt danach noch eine individuelle Coachingstunde. Deren Inhalte wurden vertraulich behandelt. Eine Preisgabe an die Soziusse fand nicht statt. In zwei Fällen wurden „Mitarbeitergespräche“ geführt, an denen wir ebenfalls teilnahmen. In einem Fall führte dies zur einvernehmlichen Trennung, weil beide Seiten erkannten, dass der betroffene Rechtsanwalt in einem anderen beruflichen Umfeld seine Stärken besser entfalten würde. Die Sozietät erteilte uns den Auftrag, obwohl sie bereits erhebliche Kosten im fachlichen Weiterbildungsbereich hat. Sie war sich darüber im Klaren, dass fachliches Wissen das Eine und unternehmerisch geführte Mandantengespräche das Andere sind. Nach den durchgeführten Maßnahmen lässt sich sagen, dass sich das Verhältnis und der zwischenmenschliche Umgang untereinander deutlich verbesserten. Das gesamte Arbeitsklima ist nun wesentlich angenehmer. Es besteht eine auffällige Sicherheit in den Mandantengesprächen, die von der Mandantschaft als sehr angenehm empfunden wird. Insbesondere den Junganwälten wurde der Einstieg in die Berufswelt spürbar erleichtert. Die eh geringe Honorarausfallquote konnte nochmals gesenkt werden und tendierte bald gegen Null!